EDI, un aliado de las PyMEs

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés) es, básicamente, una herramienta que permite digitalizar documentos para agilizar todas las operaciones de una empresa. Evita errores humanos en su carga, agiliza los ciclos de negocio y se mejora la confiabilidad de la información.

Con esto en vista, desde GS1 Argentina desarrollaron para sus asociados una plataforma de Servicios EDI mediante la cual clientes y proveedores pueden intercambiar digitalmente documentos comerciales y logísticos, tales como órdenes de compra, facturas y remitos en una forma segura y ágil. Y además permite que las personas encargadas de cargar documentos se dediquen a tareas de mayor valor agregado.

Por otro lado, el Servicio EDI también facilita que las empresas pequeñas y medianas puedan ser proveedoras de cadenas grandes a partir de la posibilidad que les brinda la Ley de Góndolas, ya que estas tienen incorporado el intercambio electrónico de documentos a sus sistemas.

“Esta nueva plataforma surge por una necesidad que vio la Comisión Directiva de GS1 Argentina de expandir el servicio EDI. En la actualidad este es muy usado en supermercados y mayoristas, pero no es tan usado en el resto de las industrias. Y la intención es extender el servicio a empresas PyMEs, que representan más del 90% de nuestros asociados. Ellos, tal vez por un problema de costos o desconocimiento de la tecnología no acceden al servicio. Nuestra intención es, por un lado, fomentar la inclusión de nuevas empresas e industrias en los servicios EDI. Y también usarlos no solamente en órdenes de compra y facturas, los principales documentos que se transmiten, sino también en todos los documentos que se utilizan en el order to cash: orden de compra, aviso de despacho, aviso de recepción, factura, notas de crédito y débito, tanto logísticos como financieros”, explica Esteban Allende Posse, Gerente de Servicios EDI de GS1 Argentina.

Las acciones de la entidad para incorporar más empresas a los servicios EDI comenzaron en mayo de 2019. “Y hacia fines de ese año, la cadena Cooperativa Obrera decidió relacionarse con todos sus proveedores a través de EDI. Y nos invitan a ofrecerles nuestros servicios. Allí incorporamos a 100 proveedores PyMEs de la cadena. Luego continuamos con el resto de las cadenas incorporando a más empresas pequeñas al servicio. En este momento estamos ofreciendo lo que nosotros llamamos EDI No Tradicional, para toda la cadena de valor”, explica Allende Posse.

Y añade que “también estamos buscando incorporar proveedores de insumos y servicios. Para eso estamos trabajando con portales de proveedores de retailers y de la industria. Esto significa incluir a los proveedores de los proveedores”.

Con respecto al funcionamiento del sistema, el gerente de GS1 Argentina explica que puede funcionar de manera integrada, con los servidores de las empresas, conectados automáticamente. Pero cuando una de las partes es pequeña, muchas veces no tienen un centro de cómputos o un área de IT. Por eso, tenemos desarrollado un portal de acceso vía web a la plataforma. Es el mismo servicio que, en lugar de ser automático, una persona se loguea y puede ver los documentos recibidos o cargar una factura. Esta es una solución ideal para empresas PyMEs que tienen poca infraestructura tecnológica. "A esto es lo que llamamos EDI No Tradicional, y que es una herramienta perfecta para supermercados y proveedores pequeños. Y también puede ser utilizada para que distribuidores pequeños puedan conectarse con sus proveedores”.

Una de las ventajas que ofrece la plataforma web es que se puede utilizara través de cualquier dispositivo móvil, ya sea una notebook, una tablet, e inclusive un teléfono inteligente. “Tal vez con el celular no se pueda cargar una factura, pero si se pueden recibir alertas, por ejemplo, de las entregas”, explica el experto.

De acuerdo con Allende Posse, la incorporación al Servicio EDI ayuda a la mejora de toda la cadena de  valor: “Puntualmente, en el área de transporte y logística. Por ejemplo, un proveedor de supermercados contrata un servicio 3PL. E intercambian entre ellos un set de documentos de la operación (aviso de despacho y recepción, confirmaciones, etc). Al ser digitalizados se pueden mejorar todos los procesos. La idea es poder incluir a toda la cadena”.

EDI y Ley de Góndolas

La Ley de Góndolas busca generar mayor presencia de los fabricantes pequeños y regionales en los puntos de venta. Y el servicio EDI brindado por GS1 Argentina puede ser un aliado a la hora de cumplir con los requisitos de las cadenas hacia los proveedores. “Todos los supermercados, a sus proveedores de mercaderías les piden que le transmitan los documentos vía EDI. Entonces, un proveedor pequeño o mediano que quiera venderle sus productos a una cadena seguramente va a necesitar de un prestador que transmita los documentos de manera digital”, señala Allende Posse.

Y agrega que “desde GS1 Argentina podemos acompañar a las empresas pequeñas y medianas que están comenzando a trabajar con supermercados o mayoristas para vincularse técnicamente con ellos. Nuestra carta de presentación son la orden de compra y la factura. Pero a lo largo del tiempo hemos ido agregando más tipos de documentos: notas de crédito, documentos de recepción de mercadería, notas de crédito y débito, devolución de mercadería, cancelación de delivery, inventario, etc. Además contamos con la gestión del COT (Código de Operación de Traslados) para que pueda llevar el remito impreso con el código”. 

Como conclusión, Allende Posse explica que “un prestador EDI es necesario porque posibilita una estandarización de las comunicaciones entre las empresas. Nosotros recibimos los documentos de una de las partes y se lo entregamos a la otra como lo quiere recibir”.